Excelはなかまになりたそうにこちらをみている

みなさんこんにちは。いいんちょです。

改めて私の仕事とは？ですが、弊社の印字機（プリンタ）に出力するためのデータ処理を行っています。（詳しくはデータ印字へ）

宛名印字などのお仕事では宛名データをExcelファイルで入稿頂くことが多いためExcelを使用する機会は極めて多いのですが、そもそも表計算ソフトであるため予期せぬ現象が発生することがあります。

そんな一見なかまになりたそうなExcelさんから痛恨の一撃を受ける内容の一部をご紹介^^;。

（Excelは初期設定のままとします。）

 

その１　番地を日付にする

住所データによくある意図しない自動変換ですが、例えばExcelのセルにトヨトモの番地3223-1を入れてみると

Jan-23！！

これはセルの書式設定を文字列にするか、入力するデータ前に単一引用符　’　を入力することで回避できます。

 

その２　CSVファイルをExcelで開く

これもよくある話ですが、CSVファイル（カンマで項目が区切られたテキストデータ）はExcelがインストールされていると勝手にExcelファイルとして関連付けられてしまいます。

下図のようなCSVデータがデスクトップにあると、

アイコンにはExcelマークがつきます。

そのCSVファイルをExcelファイルと思いそのままダブルクリックで開いてしまうと・・・

№の0埋めの0が消える（0000123　が123）、番地を日付など、Excelが勝手に変換してしまいます。そのまま上書き保存をするともう元に戻すことはできません・・。

特に拡張子を非表示にしていると気づきにくいため、Excelアイコンに「a,」と表示されているファイルの扱いには注意してください。

回避方法としては「テキストファイルウィザード」を起動し全てのセルを文字列に設定することでセルの書式設定が文字列となった状態でインポートできます。

※テキストファイルウィザードの起動方法

 

その３　16桁以上の数値を0にする

例えば16桁以上（21桁まで）の数値を任意のセルに入力してください。16桁目以降の数値が何であろうと0に置き換わります。カードナンバーやシリアルコードで16桁の数値が使用されることが多いので要注意です！

1234567890123456　と入力する

11桁を超える数値はE+で表示されます。

これはセルの書式設定を文字列か数値に修正することで元の表示に戻すことが可能です。書式を文字列にしてみると・・・

1234567890123450！！

16桁目が0となっています。ExcelがIEEE 754 仕様に準拠しているための挙動のようで数値として取り扱うのは15桁が限界ってことですね。「その２」のCSVファイルで開く場合にも同様の現象が発生するので必ず文字列としてインポートしましょう。

 

回避方法はその１同様です。セルの書式設定を文字列にするか、入力するデータ前に単一引用符　’　を入力することで回避できます。

 

その４　Excelの置換

住所や宛名データ中の「―」（長音）を置換する場合も要注意です。

下のように「サンプール」の長音がいらないので置換後の文字列をブランクにして、長音を削除してみます。

一見ちゃんと置換され長音が削除されているようですが・・

よく見ると・・佐木！！！

「々」も何故か置換されています！！どうやらExcelの検索では「―」も「々」も同じ文字として検索されるようです・・。その他にも予想外の挙動をするExcel置換、置換後の確認が必要です。

 

一度に置換しないのであれば、SUBSTITUTE（）関数を使用することで正しく置換されます。

 

その５　存在しない「様」

下のデータ一見普通の宛名情報に見えます。

これを自動で変換されないようにセルの書式を「文字列」にすると・・

「様」が消える！！

これはセルの書式設定のユーザー定義で「様」が付与されているためにセルの書式設定を文字列にしてしまうと「様」が消えてなくなります。

対処方法は元のデータの書式を変更しないことしかありませんが、トヨトモでは書式設定されているセルを検索し特殊な設定のセルが無いかを検証しています。

 

いろいろありますが、特徴を把握し使用すればこんな便利なソフトはありません。Excelさんと戦うのではなく仲間として一緒に冒険・・ではなく仕事をしていければと思い日々経験値を稼いでいます。^^;

 

もちろんお客様からお預かりするデータに対しても化けている可能性がある文字列が無いか事前にできる限りのチェックを行っております。

そんなトヨトモのデータ処理＆データ印字、お困りごとなどございましたら営業までご連絡ください。

以上、いいんちょでした。